소규모 프로젝트 관리

상대적으로 짧은 기간의 소규모 프로젝트는 작업이 수행될 때 문제의 세부 계획 또는 수정에 제공되는 시간이 충분하지 않습니다. 인력을 위한 학습 곡선은 일반적으로 프로젝트가 완료될 때까지 지속해서 상승합니다. 여러 개의 소규모 프로젝트를 관리하려면 프로젝트관리자가 자신의 책임하에 모든 프로젝트를 포함하는 단일 마스터 일정을 개발해야 합니다. 이는 두 명 이상의 지원 인력이 동시에 요구하는 상황을 줄이는 데 도움이 됩니다. 문제는 프로젝트 중 하나의 작업에서만 일정 관리 하는 것이 아니라 프로젝트관리자의 여러 작업을 일정 관리 하는 것입니다. 대규모 프로젝트보다 소규모 프로젝트를 관리하는 프로젝트관리자가 더 많습니다. 많은 엔지니어링 회사는 소규모 프로젝트의 프로젝트관리 전용 조직 단위를 만듭니다. 소규모 프로젝트관리와 관련된 문제점을 인식하기 위해서는 고위 경영진의 특별한 태도와 관심이 요구됩니다. 소규모 프로젝트팀 담당자의 특성을 알아봅시다. 먼저 "할 수 있다"라는 태도를 취합니다. 실용적인 접근 방식을 선호합니다. 관료주의를 싫어합니다. 의사결정권자이다. 감독이 거의 필요 없거나 전혀 필요 없다. 고객을 만족시키기 위한 가치 체계를 마련하고 있다. 좋은 커뮤니케이터입니다. 문제를 말하기 좋아합니다. 일이 잘못되었을 때 언제 활동을 중단해야 하는지 알 수 있습니다. 사람들이 자신의 요구에 부응하도록 강요하는 성격과 기술을 가지고 있습니다. 일을 완료하기 위해 회사의 여러 부서를 탐색할 수 있는 능력이 있어야 합니다. 설계는 프로젝트에 중대한 영향을 미치는 다양한 전문 분야와 수많은 결정을 포함하는 독창적인 프로세스입니다. 각 설계자의 작업은 종종 하나 이상의 다른 설계자의 작업에 영향을 줍니다. 설계 조정에서 어려운 작업은 전체 프로젝트의 호환성을 보장하기 위해 관련 작업을 인터페이싱 하는 것입니다. 일반적으로 이 문제는 작업 수행 방법을 알고 있는 설계 담당자를 찾는 것이 아닙니다. 이것은 모든 설계자의 작업을 인터페이스 연결하는 것입니다. 이는 정기적인 팀 회의에서 효율적인 의사소통을 통해서만 성취될 수 있습니다. 팀 회의는 프로젝트가 진행되는 동안 매주 개최됩니다. 이러한 회의는 팀을 단위로 유지하고 정보를 지속해서 교환하기 위해 요구됩니다. 일반적인 프로젝트에는 수많은 갈등이 있습니다. 이러한 갈등을 시기적절하게 해결하는 가장 좋은 방법은 영향을 받는 모든 사람의 의견을 경청하는 것입니다. 이것은 공개 토론과 타협을 통해서만 달성될 수 있습니다. 프로젝트관리자는 모든 팀 미팅의 리더입니다. 하지만 프로젝트관리자는 토론을 지배해서는 안 됩니다. 종종 팀 구성원은 자신의 특정 전문 분야와 관련된 문제를 해결하기 위해 토론을 선도하는 역할을 부여받을 수 있습니다. 프로젝트관리자는 자신의 판단을 사용하고 언제 이끌어야 하는지, 언제 다른 사람이 이끌 수 있는지를 아는 숙련된 기술을 개발해야 합니다. 중요 사항을 다루고 짧은 시간에 회의를 마무리하기 위해 프로젝트팀 회의를 지시할 의제가 준비되어야 합니다. 의제에는 완료된 작업, 진행 중인 작업, 예정된 작업 및 특수한 문제를 포함하여 토론할 항목을 시간순으로 나열해야 합니다. 각 참석자는 팀 회의에 참여해야 한다. 프로젝트관리자는 모든 참가자에게 회의록을 준비하고 배포해야 합니다. 프로젝트관리자는 회의가 생산적일 수 있도록 보장해야 합니다. 회의는 불가피하고 중요하지만, 적절하게 계획하고 실시하지 않으면 자극의 원천이 될 수 있으며, 시간적 낭비가 될 수 있습니다. 생산적인 회의를 위한 팀 미팅 지침을 알아봅시다. 참석자들의 더 나은 참여가 가능하도록 미리 안건을 개발하고 발표합니다. 상태 보고를 담당하는 개인의 이름을 포함하여 이전 회의의 미완성 항목을 의제에 나열합니다. 참석할 필요가 있는 사람들에게만 출석을 제한합니다. 주제 설정의 목적과 관련이 없는 사건을 토론하여 시간을 낭비하지 않아야 합니다. 유익한 환경에서 주제 발표가 진행될 수 있도록 독재자가 아닌 지도자이자 촉진자인 회의 리더를 선정합니다. 엄격한 의제 관리 유지, 토론을 위해 시간제한이 정해진 순서대로 수행합니다. 가능한 한 전화 통화와 같은 방해를 피한다. 프로젝트관리에는 끝없는 보고서 준비 과정이 수반됩니다. 의미 있는 보고서는 정기적으로 발행되어야 하며, 수신자에게 유익한 정보를 포함해야 합니다. 보고서는 모든 것을 포함하는 경향이 있어 중요한 항목을 간과할 수 있는 부피가 큰 보고서가 생성됩니다. 일반적으로 프로젝트관리자는 주간 보고서인 두 개의 일상 보고서와 각 프로젝트에 대한 월간 보고서를 준비해야 한다. 주간 하이라이트 보고서의 대부분은 주간 팀 회의록에서 얻을 수 있다. 보고서에는 완료된 작업, 진행 중인 작업, 일정 및 특수 문제가 포함됩니다. 일반적으로 주간 보고서는 프로젝트관리자와 팀이 진행 중인 작업을 조정하는 데 사용됩니다. 프로젝트에 대한 월별 보고서에는 달성된 마일스톤, 예측 비용 대비 현재까지의 비용 집계표, 계획 및 실제 시간 계획의 중첩 검토가 포함되어야 합니다. 예상 프로젝트 완료 날짜와 완료 시 총비용 예측을 표시하는 추세 보고서도 포함되어야 합니다. 일반적으로 월별 보고서는 상위 경영진과 발주자 대표가 사용하며, 프로젝트 파일의 영구 기록입니다. 모든 보고서는 일관성을 유지하고, 프로젝트 상태를 비교하고, 작업 진행과 팀 실적을 평가할 수 있도록 주간 보고서와 월간 보고서의 형식을 개발해야 합니다. 보고서는 프로젝트의 상태를 전달하는 것 외에도 개인의 책임과 우수한 성과에 대한 인식의 수단으로 사용됩니다.