계획의 장점, 수립 및 일정계획의 원칙

프로젝트 계획 수립 및 일정계획의 분명한 목적 중 하나는 제시간에 프로젝트를 완료하는 것입니다. 프로젝트 계획 수립에는 많은 장점이 있습니다. 계획은 모든 당사자의 작업을 조정하는 의사소통을 위한 중앙 집중화된 도구입니다. 프로젝트 계획은 진행 상황을 측정하는 데 사용할 수 있는 작업 활동의 벤치마크를 제공합니다. 계획은 모든 사람이 더 잘 알 수 있도록 지속해서 작업 흐름을 유지합니다. 계획을 수립하는 과정에서 프로젝트 담당자는 수행해야 할 작업을 미리 파악해야 합니다. 프로젝트 계획이 완료된 후에는 정의된 책임과 권한을 가진 사람들이 책임성을 제공할 수 있도록 해야 합니다. 조직화한 작업으로 프로젝트의 질이 향상됩니다. 프로젝트 계획은 또한 문제 발생을 예방합니다. 잘 개발된 프로젝트 계획은 프로젝트의 변경 횟수와 재작업의 양을 줄입니다. 우수한 프로젝트 계획은 업무의 중복이나 업무의 중첩을 방지하는 데 도움이 됩니다. 작업 중단 및 지연을 방지하여 생산성 및 작업 품질을 향상할 수 있습니다. 프로젝트 계획은 프로젝트의 참여자들 사이의 혼란과 오해를 줄여 근로자 사기 저하와 근로자 생산성 저하를 방지합니다. 우수한 계획은 또한 프로젝트에서 발생할 수 있는 법적 분쟁을 줄이고 관리하는 데 도움이 됩니다. 전체 프로젝트를 가이드하기 위한 명시적인 운영 계획이 있어야 합니다. 계획에는 프로젝트의 세 가지 구성요소가 포함되고 연결되어야 합니다. 즉 범위, 예산 및 일정입니다. 그러나 계획 수립은 업무 범위와 예산의 중요한 구성요소와 관계없이 일정에만 집착하는 경향이 있습니다. 통합된 전체 프로젝트 계획을 개발하려면 프로젝트를 측정 및 관리할 수 있는 잘 정의된 작업 단위로 분류해야 합니다. 이 프로세스는 WBS에서 시작됩니다. 이 작업이 완료되면 작업을 수행할 전문지식이 있는 프로젝트팀원을 선정할 수 있습니다. 팀원은 필요한 세부 작업의 규모를 명확하게 정의할 수 있습니다. 또한 작업을 완수하는 데 필요한 시간과 비용을 정의할 수 있습니다. 이 정보를 통해 완벽한 프로젝트 계획을 개발할 수 있습니다. 프로젝트 계획 및 일정은 개별 책임, 일정, 예산 및 예상되는 문제를 명확하게 정의해야 합니다. 프로젝트관리자는 프로젝트가 변경될 때마다 적절한 당사자와 공식적 계약을 준비해야 합니다. 일정과 예산에 대해 동등한 관심이 있어야 하며, 둘은 연계되어야 합니다. 계획, 일정계획 및 통제·관리는 프로젝트 초기부터 시작되며 프로젝트가 끝날 때까지 계속됩니다. 다음은 계획 및 일정 수립의 핵심 원칙을 나열하고 있습니다.

1. 일을 시작한 후 본다는 일을 시작하기 전에 계획을 시작해야 한다.

2. 계획 및 일정 수립 과정에서 실제로 업무를 수행할 사람들을 참여시켜야 한다.

3. 프로젝트의 모든 측면을 포함해야 한다: 범위, 예산, 일정 및 품질

4. 계획에 유연성을 높이고 검토 및 승인을 위한 변경 및 시간을 허용해야 한다.

5. 일정은 작업을 수행하기 위한 계획이며, 절대 정확하지 않을 수 있음을 기억해야 한다.

6. 계획을 단순하게 유지하고 계획을 읽을 수 없도록 하는 관련 없는 세부 사항을 제거해야 한다.

7. 계획을 모든 당사자에게 알린다; 어떤 계획이라도 알려지지 않으면 가치가 없다.

발주자, 설계자 및 시공자인 주요 당사자는 모두 프로젝트 계획 및 일정 수립에서 책임 있는 역할을 담당합니다. 이 역할이 어느 당사자의 책임이라고 생각하는 것은 잘못된 것입니다. 각자는 자신의 필수 작업 일정을 수립해야 하며, 각 작업이 다른 작업에 영향을 미치기 때문에 일정을 다른 두 당사자와 소통하고 조정해야 합니다. 발주자는 프로젝트 완료 날짜를 설정해야 합니다. 이 날짜는 설계자와 계약자 모두에 대한 작업 일정을 관리하는 것입니다. 발주자는 프로젝트를 구성하는 구성요소의 우선순위도 설정해야 합니다. 예를 들어 프로젝트가 세 개의 건물로 구성된 경우 건물의 상대적 중요도를 식별해야 합니다. 이는 설계자가 자신의 작업에 대한 설계 일정을 개발하여 발주자에게 가장 중요한 도면을 생성하는 과정을 지원합니다. 또한 시방서 및 계약 문서의 개발을 지원합니다. 시공자에게는 우선순위를 알려주어야 합니다. 설계 조직은 발주자의 일정에 맞는 설계 일정을 계획해야 합니다. 이 일정에는 발주자의 필요에 따라 작업의 우선순위가 포함되어야 하며, 설계 프로세스에서 주요 역할을 담당하는 모든 설계자의 광범위한 의견을 반영하여 개발해야 합니다. 설계 일정이 실제로 설계 작업을 수행할 담당자도 모르게 발주자 측의 설계관리자 또는 설계조직의 프로젝트관리자에 의해 수립되는 일도 빈번하게 발생합니다. 시공자는 계약 문서에 따라 모든 시공 활동의 일정을 수립해야 합니다. 여기에는 작업에 필요한 자재의 구매조달 및 인도, 업무 및 장비의 조정, 모든 하도급 업체의 프로젝트를 생산하기 위한 작업을 효과적으로 관리하는 것입니다. 시공 일정계획의 목적은 프로젝트 작업과 관련된 분쟁을 해결하는 것이 아니라 프로젝트를 가장 효율적으로 관리하는 것입니다. 일부 프로젝트의 경우 한 당사자가 일정을 유지하고 다른 당사자가 이를 모니터링 하는 것이 바람직할 수 있습니다. 궁극적으로 각 당사자는 일정에 대한 책임을 집니다. 당사자 간의 협업 노력으로 하나의 공통 일정을 유지하면 세 가지 개별 일정을 유지하는 것과 관련된 문제를 줄일 수 있습니다. 따라서 좋은 계획과 스케줄링의 필요성은 하나의 대형 프로젝트를 관리하게 되는 것과 마찬가지로 여러 개의 소규모 프로젝트를 관리하는 것도 중요하다고 할 수 있습니다. 어떤 프로젝트에 대한 그들의 작업은 다른 프로젝트의 작업에도 영향을 미치게 됩니다. 모든 프로젝트에서 작업하는 각 개인의 작업을 연계하는 계획과 일정을 개발해야만 합니다.