의사소통 인력관리 기법

프로젝트를 관리하고 사람들과 함께 일하는 데 있어서 가장 빈번한 오류와 오해의 원인 중 하나는 의사소통의 착오입니다. 듣는 사람들은 말한 사람이 의도한 대로 정보를 듣거나 해석하지 않습니다. 의사소통은 구두, 즉 말하기와 듣기 모두 또는 서면인 쓰기와 읽기 둘 다를 포함할 수 있습니다. 각각의 경우에, 프로젝트의 모든 참여자에 의한 성공적인 작업을 보장하기 위해서 명확하고 일관성 있고 효율적인 의사소통 능력이 존재하는 것이 중요합니다. 프로젝트관리자는 모든 사람이 동일한 방식으로 동일한 것을 해석하지 않으며, 의사소통은 수신되고 이해되지 않는 한 아무런 가치가 없다는 것을 깨달아야 합니다. 프로젝트관리자의 역할은 시스템의 로컬 영역 네트워크에 있는 중앙 서버와 유사합니다. 프로젝트관리자는 팀 구성원에게 지속적이고 포괄적으로 정보를 전달할 책임이 있으며, 프로젝트팀의 작업에 영향을 미칠 수 있는 정보과 결정을 전달하는데 특별히 주의를 기울입니다. 이러한 의사소통에는 대화와 회의, 회의록, 서신, 보고서 및 프레젠테이션이 포함됩니다. 일상적인 프로젝트 작업의 대부분은 비공식적으로 이루어집니다. 팀원 간의 정보 교환 그 예로는 두 명 이상의 개인 간의 전화 통화와 비공식 회의가 있습니다. 이러한 교환의 대부분이 일상적이지만, 일부 교환은 다른 작업에 영향을 미치거나 범위, 예산 또는 일정과 관련된 프로젝트 결정에 영향을 미칠 수 있습니다. 범위, 예상 또는 일정에 영향을 미치는 정보의 비공식 교환은 다음에 정기적으로 예정된 팀 회의에서 서면 기록으로 기록해야 합니다. 프로젝트관리자는 대화의 당사자 이름, 날짜, 시간, 장소, 논의된 항목 및 교환으로 인한 관련 정보를 포함한 전화 대화 기록을 유지해야 합니다. 전화 기록의 사본은 관리되고 각 프로젝트에 제출되어야 합니다. 경우에 따라 관리자가 담당하는 모든 프로젝트의 각 호출을 기록하는 마스터 전화 기록을 유지하는 것이 유용할 수 있습니다. 각 통화는 대화의 개요를 제공하는 날짜, 시간, 숫자, 사람의 이름 및 간단한 언급을 포함하는 한 줄에 녹음할 수 있습니다. 이 마스터 기록은 각 대화에 대한 세부 정보를 포함하는 개별 전화 기록과 상호 참조할 수 있습니다. 마스터 기록은 프로젝트관리자의 전체 작업을 추적하는 데 유용합니다. 프로젝트관리자는 좋은 말하기 기술을 개발하고 연습해야 합니다. 대화는 분명하고 일관성이 있어야 하며, 횡설수설하지 않도록 해야 합니다. 사고와 아이디어는 의사소통하기 전체 체계적인 방식으로 조직화하여야 합니다. 이것은 정보를 주고, 정보를 얻고, 의사결정을 하고, 혹은 누군가를 설득하는 것과 같은, 의사소통의 목적을 알게 함으로써 달성될 수 있습니다. 듣는 것이 의사소통의 중요한 부분이기 때문에, 다른 사람이 여러분의 주위를 기울이게 하기 위해서는 타이밍과 위치도 고려해야 합니다. 대화를 계속 따라가서 의사소통이 이루어지고 이해되고 있는지 확인하는 것이 종종 요구됩니다. 이는 피드백을 통해 이루어질 수 있습니다. 프로젝트의 주요 담당자로서, 프로젝트관리자는 발주자, 기관, 이사회 및 기타 이해관계자에게 발표를 자주 하는 대변인 입이다. 효과적인 발표를 위해서는 청중을 알고 청중에게 가치 있고 흥미 있는 정보를 전달하는 것이 매우 중요합니다. 발표는 청중을 위해 제공되는 것이지, 개인이 발표하는 것이 아닙니다. 발표는 청중의 관점에서 준비되어야 하고 발표의 각 부분이 다른 부분과 연계되도록 논리적인 패턴으로 구성되어야 합니다. 예를 들면 해결해야 할 문제이며, 알려진 것이 없고, 효과적인 원인을 알지 못하며, 시간 순서대로 나열할 수 있습니다. 많은 발표의 결점은 잠재 고객에게 너무 많이 말하고 주제에 대한 모든 것을 단계별로 설명하려는 시도입니다. 발표는 일반적으로 제한된 시간을 가지며, 청중은 빈번히 바쁜 그룹입니다. 따라서 발표는 직접적으로 중요한 요소에 대한 요약이 되어야 하며, 나중에 읽을 수 있는 보고서에 자세한 정보를 남겨 두어야 합니다. 제한된 수의 그래프, 표 또는 컴퓨터 출력물만 제공할 수 있으므로 신중하게 선택해야 합니다. 발표는 주제에 대한 간단한 설명인 제목으로 시작해야 하며, 제시할 자료에 대한 간략한 개요가 이어집니다. 발표하는 동안, 자료를 제시하는 발표자는 청중이 말하는 모든 단어를 기억할 수 없다는 것을 알아야 합니다. 명확성을 높이고 요점을 강조하기 위해 주요 단어는 반복되는 단어와 구를 선택하여 동일한 주요 아이디어를 나타낼 수 있습니다. 이것은 효과적인 말하기에 필요하지만, 자료 내용을 분명히 하거나 이해하기 위해 독자가 자료를 다시 읽을 수 있기 때문에 서면으로 하지 않아도 되며, 그렇게 해서는 안 됩니다. 발표자는 청중이 몰랐거나 이해하지 못하는 단어 및 약어를 정의해야 합니다. 이것은 발표의 시작이나 끝이 아니라 단어가 사용될 때 이루어져야 합니다. 단어를 정의하거나 명확히 함으로써 청중이 발표하고 있는 내용을 듣고 이해할 수 있습니다. 또한 청중이 발표를 생각하고 발표자의 핵심 사항에 집중할 수 있도록 해야 합니다. 시각 자료는 모든 발표, 특히 숫자, 방정식 및 기술 데이터 테이블을 향상합니다. 시청각 자료의 가치는 청중이 듣고 보고하는 것인데, 이는 발표에서 이해하는 정보의 양을 많이 증가시킵니다. 시각 보조 장치는 또한 발표자가 지속해서 진행되는 발표 진행을 유지하는 데 도움이 됩니다. 업계 전반에 걸쳐 사용되는 컴퓨터는 그래픽 형식으로 생성된 데이터로부터 발표 목적으로 슬라이드를 생성할 수 있습니다. 확대 및 축소 기능이 있는 현재 복사기를 사용하여 레이저 프린터의 컴퓨터 생성보고서를 비롯하여 인쇄물의 투시 필름을 개발할 수도 있습니다. 복잡한 문장이나 연사가 청중에게 깊은 인상을 심어주는 시도에 대한 감탄하는 사람은 거의 없습니다. 제시해야 할 세부 수준은 잠재 고객이 주제에 대해 얼마나 많이 알고 있는지에 달려 있습니다. 그러므로 청중을 아는 것이 가장 좋습니다. 쉽게 이해할 수 있도록 자료를 제시하는 단순하고 직접적인 언어가 사용되어야 합니다. 청중의 주의를 끌기 위해 발표자는 청중을 불안하게 하지 않아야 합니다. 사과와 부정적인 의견은 피해야 합니다. 논쟁의 여지가 있는 주제가 논의되는 경우에도 긍정적인 태도가 우선되어야 합니다. 발표는 청중이 처음에 발표의 목적을 들었던 것처럼 마지막에 요약되어야 합니다. 또한 발표가 끝나면 질문과 답변에 적절한 시간을 허용해야 합니다.