인간적 측면과 인력 관리 기법

컴퓨터와 인터넷과 마찬가지로 휴대전화 기술의 진보는 사람들이 통신하고 정보를 공유하는 방식에 엄청난 영향을 미칩니다. 어떤 면에서는 컴퓨터와 인터넷만큼이나 휴대 전화가 일상생활에 영향을 미쳤습니다. 컴퓨터, 휴대 전화 및 인터넷은 작업을 수행하고 결과를 전 세계 어디에나 전송할 수 있는 거의 무한한 능력을 제공하는 도구들입니다. 하지만 이러한 도구를 사용하면 프로젝트관리자와 팀 구성원의 시간 관리에 어려움이 있을 수 있습니다. 정보를 "잘 아는 것"에서 "알아야 할 것"으로 분리하여 프로젝트팀의 시간과 노력을 줄이는 것이 중요합니다. 불필요한 정보를 신속히 전송하면 정보의 과부하가 발생하여 생산성이 저하되고 의사소통이 원활하지 못하게 됩니다. 새로운 기술이 개발됨에 따라 프로젝트관리자는 잠재적인 애플리케이션에 반응해야 하고 프로젝트관리의 효율성을 높이기 위해 기술을 통합할 수 있는 방법을 고안해야 합니다. 앞에서 프로젝트를 성공적으로 완료하기 위해 수집하고 관리해야 하는 정보를 정의했습니다. 비록 프로젝트의 관리와 통제를 위한 시스템이 개발되어야 하지만, 일을 가능하게 하는 것은 사람들입니다. 프로젝트관리 시스템은 전체 프로젝트의 전반적인 조정을 위한 지침 역할을 합니다. 하지만 특정 프로젝트에는 시스템의 일부 개선 및 수정이 요구될 수도 있습니다. 사람들은 문제를 탐지하고 프로젝트를 성공적으로 관리하는데 요구되는 조정 기능을 갖춘 유일한 자원이라 할 수 있습니다. 따라서 프로젝트관리자는 프로젝트관리 시스템에만 의존하고 프로젝트와 관련된 사람들의 중요성을 무시해서는 안 됩니다. 요약하면 성공적인 프로젝트관리는 프로젝트를 완료하는데 요구되는 작업을 수행하는 사람들 간의 효율적인 의사소통으로 가장 잘 설명될 수 있습니다. 모든 프로젝트를 관리하려면 전문 분야를 제공하는 개인의 작업을 조정해야 합니다. 성공적인 프로젝트관리자는 훌륭한 계획과, 대리인 및 의사소통 자가 되어야만 합니다. 일부 프로젝트관리자는 자신이 통제할 수 없는 요인으로 인해 작업이 완료되지 않고 있다고 불평하는 경향이 있습니다. 예를 들어, 프로젝트관리자는 팀 구성원이 너무 경험이 없다고 느끼거나 자신이 수행하는 데 걸리는 시간보다 수행해야 할 작업을 설명하는데 더 많은 시간이 걸린다고 생각할 수 있습니다. 또한 팀 구성원의 실수가 너무 큰 비용을 소모할 것이라고 두려워할 수 있습니다. 다른 전형적인 예로는 다른 사람들이 너무 바빠서 추가 과제를 수행할 시간이 없거나 책임을 받아들이지 않은 경우가 있습니다. 이러한 요소는 우려되는 요소이지만 사람들과 함께 일하는 일상적인 요소이며, 훌륭한 관리 기술로 극복할 수 있습니다. 일반적으로 프로젝트관리자는 수년간의 작업 경험이 있습니다. 그들은 필요한 것을 잘 알고 있기 때문에 다른 사람들에게 위임하기보다는 스스로 일을 하는 것을 선호할 수 있습니다. 그 결과 작업을 수행하고 관리하는데 지나치게 큰 노력을 기울이고 일에 헌신하는 밤과 주말을 보낸 다음 다른 사람들이 너무 경험이 없기 때문에 작업이 완료되지 않는다고 불평하곤 합니다. 프로젝트관리자는 다른 사람들이 작업을 통해서만 경험을 얻을 수 있다는 것을 인식해야 합니다. 또한 다른 사람들도 관리자보다 잘 할 수 있는 경우가 매우 많습니다. 문제는 다른 사람들이 관리자가 하는 것과 똑같은 방식으로 작업을 수행하지 않을 수 있다는 사실을 받아들이는 것입니다. 기준은 누가 그 일을 가장 잘할 수 있는지가 아니라 만족스럽게 그 일을 할 수 있는지입니다. 프로젝트관리자는 전체 프로젝트 작업의 정확도와 품질을 균형 있게 조정해야 합니다. 사람이 너무 경험이 없다는 느낌은 친밀한 의사소통과 훈련을 통해 극복할 수 있습니다. 프로젝트관리자가 자신의 업무보다는 업무에 관해 설명하는데 시간이 더 많이 걸린다는 느낌을 받으면 밤이나 주말에 일하는 경우가 종종 발생합니다. 인간은 다른 사람이 필요로 하는 것을 설명하는 것보다 일을 더 빨리할 수 있는 경우가 많습니다. 하지만 특정 프로젝트 또는 향후 프로젝트에서 작업을 반복해야 하는 경우 일반적으로 한번 설명하여 미래에 경험할 수 있도록 하는 것이 더 효율적입니다. 프로젝트관리자는 누군가에게 한번 설명하여 미래에 경험할 수 있도록 하는 것이 훨씬 더 효율적입니다. 프로젝트관리자는 누군가에게 무엇을 해야 하는지 말하기 전에 자신이 해야 할 일을 알아야 한다는 것을 깨달아야만 합니다. 앞에서 설명한 것처럼, 잘 정의된 작업 계획은 업무 할당을 팀원에게 효과적으로 전달하는 행동 계획을 제공합니다. 프로젝트의 성취는 대개 많은 위험을 안으며 장기간에 걸쳐 높은 비용을 수반할 수도 있습니다. 한 사람의 실수가 너무 큰 비용을 투입해야 한다는 두려움은 모든 프로젝트관리자의 관심 사항입니다. 이러한 두려움 때문에 프로젝트관리자는 다른 구성원들에게 작업을 할당하거나 자신을 작업을 완료하는 것을 부담스러워할 수 있습니다. 문제는 다른 구성원들에 대한 확신 부족과 문제가 발생할 경우 상황을 처리할 충분한 판단력이 없을 거라는 두려움입니다. 종종 주어지는 변명은 "당신이 그것을 올바르게 하고 싶다면, 스스로 해야 한다."입니다. 하지만, 우수한 통제·관리 시스템은 일이 제대로 이루어지도록 도와주는 것입니다. 기회를 얻는 것에 대한 두려움은 숨겨진 능력을 찾는 것을 막을 수 있습니다. 모든 구성원이 바쁘게 보이기 때문에, 관리자는 다른 구성원이 추가 과제를 맡을 시간이 없다는 생각 때문에 업무를 할당하기를 부담스러워할 수 있다고 합니다. 이러한 상황은 종종 수행해야 할 작업이 소수의 개인에 의해서만 수행될 수 있는 전문적인 지식이 필요할 때 발생합니다. 프로젝트에 참여한 사람들이 시간을 효율적으로 사용할 수 있도록 시스템을 개발해야 합니다. 이는 수행할 각 구성원의 의견을 반영하여 프로젝트 시작 시 잘 정의하는 일정 개발을 통하여 가장 잘 수행될 수 있습니다. 필요한 일을 할 수 있는 시간은 항상 있습니다.